En épocas en las que uno tiene muchas tareas que realizar se da cuenta de que el tiempo no es ni mucho menos infinito, por tanto hay que aprovecharlo de la mejor manera posible, y para ello hay que probar metodologías o herramientas de gestión del tiempo, cmo GTD.

Y yo he empezado a probar Remember the milk, un servicio que ya conocía pero que puede ser útil para implementar GTD con unos cuantos pasos. Remember the milk es bastante flexible lo que nos permite configurarlo a nuestro gusto. Vamos a ver un ejemplo de como utilizarlo como GTD:

Crea listas para tus proyectos

Y cuando hablamos de proyectos no tiene porqué referirse a un proyecto del trabajo. En GTD un proyecto es una lista de tareas simplemente. Yo me he creado varias listas para los proyectos del trabajo, para cosas personales, etc. Para crear esas listas simplemente tenéis que ir a preferencias/listas y crear tantas como deséis. Por cierto! Una lista muy importante es la Bandeja de entrada, que es nuestro inbox y la lista donde irán por defecto nuestras tareas.

Pon tags a tus tareas e identifica las next actions

En tu gestión semanal del inbox tendrás que identificar que tareas van a cada proyecto y cuales son las next actions, dependiendo de la prioridad o de la fecha límite. Esto lo podemos manejar muy sencillamente poniendo tags a las tareas. Por ejemplo, a las next actions podemos añadirle el tag “na”.

Usa tags para los contextos y crea localizaciones

Un aspecto muy importante de GTD son los contextos y los lugares donde se pueden realizar las tareas. Los contextos, como online, teléfono, etc. pueden crearse por medio de tags. Las localizaciones hay que crearlas en ubicaciones (en el menú superior). Ahí podemos añadir localizaciones como @Home @Work para luego asignarlas a las tareas.

Crear listas inteligentes para separar contextos

Una de las herramientas muy útiles de Remember the milk es el buscador, con el que podremos crear listas inteligentes, que vienen a ser búsquedas guardadas. Así, cuando queremos crear una lista inteligente para las next actios del trabajo buscaremos esto en el buscador:

tag:na AND location:@Work

Una vex hecha la búsqueda la guardamos, con la opción que nos aparece en la sidebar de la derecha. Puedes crear tantas como necesites.

Crear otras listas

Por último, puedes crear otras listas muy importantes en GTD como la Waiting for o la someday, listas de tareas que esperas que te hagan o que esperas hacer algún día.

Con esto ya tenemos implementado nuestro GTD en remember the milk, pero ahí no quedan las cosas. Pronto os comentaré más herramientas para integrar vuestro Remember the milk y usarlo de la manera más eficiente posible.

Fuente | GTD con RTM